Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Inhalt:
- Allgemein
- Teilnahmevereinbarung
- Registrierung
- Patienten
- Extranet
- Einschlusskriterien
- HCH-Datensatz
- Registerdatensatz
- Datenmanagement
- Auswertungen
- Nachbereitung
- Datenschutz
Allgemein
Gibt es auf der Website einen geschützten Bereich für teilnehmende Krankenhäuser?
Genau. Der Zugang wird dem Krankenhaus nach der Registrierung über einen Benutzernamen und ein Passwort ermöglicht.
Diesen erhält der zuständige Ansprechpartner des Krankenhauses schriftlich über die Registrierungsstelle des Aortenklappenregisters.
Der geschützte Bereich liegt unter www.aortenklappenregister.de im Bereich Extranet. Bitte beachten Sie auch die anderen FAQs zum Extranet.
Unterliegt die Teilnahme der Patienten dem Datenschutz?
Genau. Die Patienten erhalten ausführliches Informationsmaterial und geben dann ggf. ihre Einwilligung. Es werden nur Daten von denjenigen Patienten für das Register genutzt, die eine Einwilligungserklärung unterschrieben haben. Die Datenschutzkonformität dieser Nutzung ist über die Einwilligungserklärung gewährleistet.
Was ist, wenn sich die IK-Nummer des Krankenhauses unterjährig ändert?
Bitte teilen Sie der Hotline des Deutschen Aortenklappenregisters (per Telefon 0211-280729-432 oder per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) umgehend die Änderung der IK-Nummer mit. Sofern Sie an der externen vergleichenden Qualitätssicherung nach § 136 SGB V teilnehmen, tragen Sie die damit verbundene neue Registrierungsnummer bitte im Bereich "Klinikdaten" des Extranets ein.
Wünschen Sie zudem eine Zusammenführung der Daten der alten und neuen IK-Nummer zu einer umfassenden Auswertung, benötigt das Deutsche Aortenklappenregister hierzu eine schriftliche Mitteilung des Krankenhauses.
Gibt es Möglichkeiten der Refinanzierung?
Die Teilnahme am Deutschen Aortenklappenregister ist für alle Krankenhäuser kostenlos. Ferner werden die individuellen Krankenhaus-Auswertungen den teilnehmenden Krankenhäusern kostenfrei zur Verfügung gestellt. Eine Vergütung an die Krankenhäuser für die Teilnahme am Aortenklappenregister kann leider nicht erfolgen.
In welchem Zusammenhang steht das Deutsche Aortenklappenregister zum bisherigen Deutschen TAVI-Register des Instituts für Herzinfarktforschung?
Die Vorstände der DGTHG und der DGK empfehlen, dass seit dem Start des Deutschen Aortenklappenregisters (01.07.2010) alle Eingriffe in diesem neuen gemeinsamen Register erfasst werden. Das Institut für Herzinfarktforschung ist durch Herrn Prof. Dr. Zahn im Executive Board des Deutschen Aortenklapperegisters vertreten.
Ist das Aortenklappenregister eine Studie oder ein Register?
Das Deutsche Aortenklappenregister ist als Register-Studie bei Clinical Trials angemeldet. Im Studienprotokoll ist festgelegt, welche Daten wie ausgewertet werden sollen, so dass es sich um eine echte prospektive Studie handelt.
Als Registerstudie kann das Aortenklappenregister jedoch keinen Einfluss auf die Versorgung der Patienten nehmen. Vielmehr werden die Behandlungsverläufe und –ergebnisse nach definierten Kriterien im Rahmen der klinischen Versorgung der Patienten erfasst und ausgewertet. Damit interferiert das Aortenklappenregister in keinster Weise mit einer Therapiestudie, an der ein Krankenhaus ggf. teilnimmt. Es können daher Patienten gleichzeitig in eine Therapiestudie einbezogen sein und im Aortenklappenregister dokumentiert werden.
Wie sind die Einschlusskriterien definiert?
Die Einschlusskriterien für die Patienten sind weiter gefasst als diejenigen im Leistungsbereich Herzchirurgie nach § 136 SGB V. Dies wurde durch die Verantwortlichen des Deutschen Aortenklapperegisters beschlossen und zugunsten der im Studienprotokoll definierten Einschlusskriterien definiert.
Vorschläge zu Änderungen können Sie gern schriftlich an die Mitglieder des Executive Boards (E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) übermitteln.
Ist die KIS-Nummer gleichbedeutend mit der Fall-Nummer im Krankenhaus?
Genau. Es kann auch eine andere Nummer eingegeben werden, die im Krankenhaus zur schnellen Identifikation des Patienten herangezogen wird. Diese Nummer dient als Arbeitserleichterung für die Teilnehmer zum schnellen Auffinden eines erfassten Patienten.
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Teilnahmevereinbarung
Muss die Teilnahmevereinbarung für die Teilnahme am Aortenklappenregister unterzeichnet vorliegen?
Genau. Die Registerstelle (BQS-Institut) schließt die Teilnahmevereinbarung mit dem teilnehmenden Krankenhaus, die von der Klinikleitung unterschrieben werden muss. Erst bei Eingang der Teilnahmevereinbarung bei der Registerstelle werden die Zugangsdaten für das Extranet versandt.
Bindet die Teilnahmevereinbarung das Krankenhaus dauerhaft an die Teilnahme?
Nein. Die Teilnahmevereinbarung kann jederzeit vom Krankenhaus kurzfristig schriftlich gekündigt werden.
Wenn ein Krankenhaus die Teilnahmevereinbarung kündigt, erlischt damit auch automatisch die Patiententeilnahme?
Nein. Da sich die Patienten mit der Speicherung ihrer Daten einverstanden erklärt haben, bleiben die bereits in der Registerdatenbank liegenden Patientendaten auch nach Ausscheiden eines Krankenhauses erhalten.
Wo erhalte ich die Teilnahmevereinbarung?
Die Teilnahmevereinbarung wird während des Registriervorgangs online unter www.aortenklappenregister.de im Bereich Registrierung generiert. Der dort hinterlegte Hauptansprechpartner erhält die mit den Krankenhausdaten vorausgefüllte Teilnahmevereinbarung inklusive mitgeltender Dokumente per E-Mail als PDF zum Ausdruck. Ein Muster der Teilnahmevereinbarung kann auch im Downloadbereich heruntergeladen werden.
An wen muss die Teilnahmevereinbarung nach Unterzeichnung zurück gesendet werden?
Die Teilnahmevereinbarung wird an folgende Adresse zurück gesendet:
Registerstelle des Deutschen Aortenklappenregisters
BQS Institut für Qualität und Patientensicherheit GmbH
Vogelsanger Weg 80
40470 Düsseldorf
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Registrierung
Wie kann ich mich registrieren?
Krankenhäuser registrieren sich online beim Deutschen Aortenklappenregister unter www.aortenklappenregister.de im Bereich Registrierung.
Teilnehmende Patienten müssen sich nicht registrieren, sondern werden über das teilnehmende Krankenhaus nach ausführlicher Information und Unterzeichnung einer Einwilligungserklärung erfasst.
Die Registrierung eines Teilnahmer für die Dokumentation mit voller KIS-Integration muss schriftlich erfolgen bei:
Registerstelle des Deutschen Aortenklappenregisters
BQS Institut für Qualität und Patientensicherheit GmbH
Vogelsanger Weg 80
40470 Düsseldorf
Wo erhalte ich die Registrierungsunterlagen?
Die Registrierungsunterlagen werden im Zuge des Registriervorgangs, den Sie im Menü Registrierung starten können, generiert und müssen dann ausgedruckt und unterzeichnet werden.
Bitte senden Sie die unterzeichnete Version an die
Registerstelle des Deutschen Aortenklappenregisters
BQS Institut fürQualität und Patientensicherheit GmbH
Vogelsanger Weg 80
40470 Düsseldorf
Kann das Krankenhaus sich nur online registrieren?
Ja, die Registrierung zur Teilnahme kann ausschließlich online
erfolgen.
Haben mehrere Personen des teilnehmenden Krankenhauses die Möglichkeit, Zugriff auf den geschützten Online-Bereich zu erhalten?
Genau. Der bei der Registrierung erstellte Hauptansprechpartner kann weitere Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten anlegen. Nähere Informationen hierzu können der Registrierungsbeschreibung auf der Homepage entnommen werden.
Ich habe meine Zugangsdaten verloren. Woher bekomme ich neue? Wie lange dauert das?
Der Hauptansprechpartner (Superuser) kann die Daten für die weiteren Benutzer erneut anfordern (im EXTRANET – Stammdaten – Benutzerverwaltung – Mailbutton für den jeweiligen User).
Ist nur das Passwort verloren, aber der Benutzername noch bekannt, kann über den Dialog "Passwort vergessen" im Extranet eine E-Mail mit dem Passwort des Benutzers angefordert werden. Dieses wird automatisch generiert und umgehend versendet.
Ist der Hauptbenutzername verloren gegangen, informieren Sie bitte die Hotline des Deutschen Aortenklappenregisters (per Telefon 0211-280729-432 oder per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!). Der Benutzer erhält dann an seine persönliche E-Mail-Adresse ein neues Passwort.
Woher weiß ich, welche Registriernummern für den Export der HCH-Daten für mein Krankenhaus existieren?
Bitte wenden Sie sich hierzu an den zuständigen Ansprechpartner für den Datenexport nach §136 SGB V in Ihrem Krankenhaus. Dieser kennt die Registrierungsnummer sowie auch die Passphrase.
Kann die Passphrase bzw. der Schlüssel nicht eingesehen werden, erkundigen Sie sich bitte ggf. bei Ihrem Softwareanbieter.
Woher weiß ich, welche Registriernummer ich für den Export der AOKLREG-Daten (HCHDAR, HCHDARPAT) für mein Krankenhaus benutzen muss?
Bitte wenden Sie sich hierzu an die Hotline des Deutschen Aortenklappenregisters (per Telefon 0211-280729-432 oder per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ). Hier kann man Ihnen entweder Ihre Registrierungsnummer sowie auch die Passphrase nennen oder Ihnen zuteilen, sofern Sie neu an der Dokumentation mit voller KIS-Integration teilnehmen.
Ich habe fehlerhafte Daten bei der Registrierung eingegeben und das Dokument kann so vom Krankenhaus nicht unterschrieben werden. Kann man die Daten korrigieren oder soll ich mich neu registrieren?
Bitte registrieren Sie sich erneut und senden der Registerstelle die aktuelle Teilnahmevereinbarung per Post zu. Nach Eingang der Unterlagen werden die fehlerhaften Registrierungsdaten vom Aortenklappenregister gelöscht.
Woher bekomme ich eine Registrierungsnummer, wenn ich keine Daten nach §136 SGB V erfassen muss?
Es kann sein, dass Ihr Krankenhaus in anderen medizinischen Leistungsbereichen der Dokumentationspflicht der externen vergleichenden Qualitätssicherung nach §136 SGB V unterliegt. In diesem Fall ist Ihr Krankenhaus bereits registriert. Bitte wenden Sie sich daher zunächst an den Datenverantwortlichen Ihres Krankenhauses, der die Daten der externen Qualitätssicherung nach § 136 SGB V exportiert. Diesem liegt die Registrierungsnummer vor.
Sollte Ihr Krankenhaus bisher bereits Eingriffe an der Aortenklappe durchführen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihr Krankenhaus der gesetzlich verpflichtenden Dokumentationspflicht nach §136 SGB V unterliegt. Beispielsweise sind alle kathetergestützten und konventionell chirurgischen isolierten Eingriffe an der Aortenklappe dokumentationspflichtig. Zur Erfüllung dieser gesetzlichen Verpflichtung ist es notwendig, dass Sie beim zuständigen unabhängigen Institut nach § 136 SGB V (IQTIG-Institut, Göttingen) registriert sind. Die Ihnen von dort zugewiesene Registriernummer können Sie im Extranet des Deutschen Aortenklappenregisters dokumentieren.
Sollten Sie definitiv keine Leistungen erbringen, die der gesetzlichen Dokumentationspflicht nach §136 SGB V unterliegen, können Sie über die Hotline des Deutschen Aortenklappenregisters eine Registriernummer beantragen (per Telefon 0211-280729-432 oder per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!).
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Patienten
Welches Informationsmaterial erhalten Patienten von Seiten des Krankenhauses?
Das Krankenhaus klärt den Patienten mündlich über das Deutsche Aortenklappenregister auf. Weiterhin erhält der Patient von Seiten des Krankenhauses eine Einwilligungserklärung sowie Informationsmaterial zum Aortenklappenregister und dem Ablauf der Befragungen (Follow-up).
Müssen die Patienten eine Einwilligungserklärung unterzeichnen?
Ja, der Patient muss einer Teilnahme schriftlich zustimmen.
Sind die Patienten an eine dauerhafte Teilnahme gebunden?
Nein. Die Einwilligung kann jederzeit, vorzugsweise schriftlich formlos oder mit Hilfe dieses Formulars zurückgezogen werden.
Ein Patient, der seine Einwilligung gegeben hat, möchte diese zurückziehen. Geht das? Was muss ich tun?
Der Widerruf der Einwilligungserklärung ist jederzeit formlos und ohne Angabe von Gründen möglich. Vorzugsweise sollte dies schriftlich geschehen – es ist aber nicht zwingend erforderlich. Ein Download-Formular steht hierfür zur Verfügung stehen. Bitte informieren Sie das Aortenklappenregister umgehend, wenn ein solcher Widerruf eines Patienten erfolgt ist, damit der Patient aus dem Pool der zu interviewenden Patienten gelöscht werden kann. Einen schriftlichen Widerruf bitte senden an:
Registerstelle des Deutschen Aortenklappenregisters
BQS Institut für Qualität und Patientensicherheit GmbH
Vogelsangerweg 80
40470 Düsseldorf
Werden die personenbezogenen Daten der Patienten direkt gelöscht, wenn dieser der weiteren Teilnahme widersprochen hat.
Ja, die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald das Krankenhaus, in dem der Patient erfasst wurde, dies in dessen Patientenakte vermerkt hat. Dadurch ist ein Rückschluss von den medizinischen Daten auf den Patienten nicht mehr möglich.
Kann ein Patient Auskunft über die über ihn gespeicherten Daten erhalten?
Wir sind auch darauf vorbereitet, Patienten, die Auskunft über gespeicherte Daten haben wollen, umgehend diese Informationen zur Verfügung zu stellen. Wenden Sie sich hierfür bitte direkt an unsere Hotline unter 0211/280729-432.
Wie erfährt der Patient, ab wann eine Befragung stattfindet?
Der Patient wird frühestens ein Jahr nach erfolgtem Eingriff schriftlich informiert, zu welchem Zeitpunkt die Befragung erfolgen wird.
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Extranet
Können sich mehrere Personen (Ansprechpartner) einer Klinik gleichzeitig im Extranet anmelden/einloggen?
Ja, sofern diese unterschiedliche Benutzer-IDs verwenden. Eine gleichzeitige mehrfache Anmeldung mit einer Benutzer-ID ist nicht möglich. Die Zweitanmeldung wird in diesen Fällen die Erst-Anmeldung unterbrechen.
Können nachträglich Operationen dokumentiert werden? Oder gibt es Probleme, wenn die Einwilligung erst nach dem OP Datum erfolgte?
Es können nachträglich Patienten, dokumentiert werden, sofern der Patient schriftlich einwilligt hat.
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Einschlusskriterien
Wie sind die Einschlusskriterien definiert?
Die Einschlusskriterien für die Patienten sind weiter gefasst als diejenigen im Leistungsbereich Herzchirurgie nach § 136 SGB V. Dies wurde durch die Verantwortlichen des Deutschen Aortenklapperegisters beschlossen und zugunsten der im Studienprotokoll definierten Einschlusskriterien definiert.
Vorschläge zu Änderungen können Sie gern schriftlich an die Mitgliedern des Executive Boards (E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) übermitteln.
Welche Patienten sollen im Deutschen Aortenklappenregister dokumentiert werden?
Laut Studienprotokoll (Stand 01.01.2020) sollen im Aortenklappenregister folgende Patienten erfasst werden: „Alle konsekutiven Patienten >18 mit einem valvulärem Aortenklappenvitium, die eine der folgenden invasiven Therapien zugeführt werden:
- herzchirurgischer Aortenklappenersatz
- kathetergestützte Aortenklappenimplantation (TAVI transvasukulär, transapikal)
(...) In das Register werden alle Patienten mit einem valvulärem Aortenklappenvitium und einem Lebensalter von > 18 Jahren konsekutiv eingeschlossen, die sich einem unter 5. genannten Eingriff unterziehen. (vgl. Studienprotokoll auf dieser Website)
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HCH-Datensatz
Wo werden die Daten für das Aortenklappenregister erfasst?
Dies hängt davon davon, welches Dokumentationssystem genutzt wird.
Internetbasierte Dokumentation:
Die Datensätze des Deutschen Aortenklappenregisters setzen sich aus einem Registerdatensatz und einem herzchirurgischen Datensatz nach §136 SGB V der gesetzlich verpflichtenden externen stationären Qualitätssicherung zusammen. Der Registerdatensatz wird online im geschützten Bereich (Extranet) durch das Krankenhaus erfasst. Für den bereits im Krankenhaus erfassten herzchirurgischen Datensatz gibt es die Möglichkeit, eine Kopie des Exports der Datensätze aus dem gesetzlich verpflichtenden Verfahren an die Registerstelle (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) zu senden.
Ein Datenexport aus der Krankenhaussoftware ist bei nicht verpflichtend zu dokumentierenden herzchirurgischen Datensätzen nicht möglich. Daher ist die Erfassung online durch das Krankenhaus im geschützten Bereich (Extranet) vorzunehmen.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Die Dokumentation der personenbezogenen und medizinischen Daten erfolgt vollstsändig über eine klinikinterne Software. Der Export der hierfür spezifizierten Leistungsbereiche HCHDAR und HCHDARPAT erfolgt möglichst quartalsweise an die Registerstelle (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!).
Wie versende ich die herzchirurgischen Datensätze?
Internetbasierte Dokumentation:
Die herzchirurgischen Datensätze werden mit derselben Software exportiert, die auch für die Lieferung an das IQTIG-Institut verwendet wird. Der Export an die Registerstelle beim BQS-Institut erfolgt nach den gleichen Regeln und im gleichen Format sowie mit den identischen Transaktionsnummern wie an das auf Bundesebene beauftragte Institut.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Die Datensätze der Leistungsbereiche HCHDAR und HCHDARPAT werden über Ihre QS-Software exportiert und an die Registerstelle (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) versandt.
Kann man den nicht-dokumentationspflichtigen HCH Datensatz in gleicher Weise übermitteln wie den dokumentationspflichtigen HCH Datensatz?
Ja, sofern Sie die Patienten im HCH-Datensatz nach §136 SGB V bereits in Ihrem Krankenhaus freiwillig dokumentieren und die Erfassungssoftware im Krankenhaus den Export dieser Datensätze unterstützt. Ansonsten muss für diese Patienten der HCH-Datensatz über das Extranet online erfasst werden.
Sofern es für Sie als Krankenhaus eine organisatorische Erleichterung darstellt, können Sie auch gern alle HCH Datensätze senden, nicht nur die Aortenklappeneingriffe. Die Daten, die für das Deutsche Aortenklappenregister nicht erforderlich sind, werden herausgefiltert.
Muss der Datensatz verschlüsselt versendet werden?
Ja.
Internetbasierte Dokumentation:
Die Daten des herzchirurgischen Datensatzes aus der externen stationären Qualitätssicherung müssen auf dieselbe Art verschlüsselt werden, wie dies für die Lieferungen an das Institut nach §136 SGB V (IQTIG-Institut) erfolgt. Damit die Daten beim Import entschlüsselt werden können, muss das Krankenhaus im Extranet (im Bereich Stammdaten - Klinikdaten) seine Registriernummer und den Verschlüsselungscode der Registerstelle bekannt geben. Die Onlineerfassung des Registerdatensatzes bzw. des nicht dokumentationspflichtigen herzchirurgischen Datensatzes erfolgt über eine gesicherte Verbindung.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Die Datensätze der Leistungsbereiche HCHDAR und HCHDARPAT werden ebenfalls verschlüsselt übermittelt. Sie können dafür eine eigene Registriernummer und ein eigenen Passwort verwenden oder eines von der Registerstelle anfordern. Wichtig ist, dass die Registriernummer und der Verschlüsselungscode im Extranet (im Bereich Stammdaten - Klinikdaten) hinterlegt sind.
Wohin sende ich die erfassten Daten?
Die Daten des Leistungsbereichs Herzchirurgie bzw. der Leistungsbereiche HCHDAR und HCHDARPAT werden an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! verschlüsselt übermittelt. Im Verfahren der Internetbasierte Dokumentation werden der Registerdatensatz und der nicht dokumentationspflichtige herzchirurgische Datensatz online (Extranet) erfasst.
Erhält das Krankenhaus eine Rückprotokollierung über den Eingang und die Prüfung der Daten?
Ja. Die Art der Rückprotokollierung hängt vom gewählten Dokumentationsverfahren ab.
Internetbasierte Dokumentation:
Die Rückprotokollierung für den Datensatz des Leistungsbereichs Herzchirurgie erhält der registrierte Ansprechpartner in Form einer E-Mail. Die Fehlerprotokolle und Berichtdateien können im geschützten Bereich (Extranet) abgerufen werden.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Die Rückprotokollierung für die Leistungsbereiche HCHDAR und HCHDARPAT erfolgt auf dieselbe Art, wie Sie es von Ihren Dokumentationsverfahren nach §136 SGB V gewohnt sind, sodass Sie sie direkt in Ihr QS-System einlesen können.
Was ist zu tun, wenn ein Fehlerprotokoll generiert wird?
Internetbasierte Dokumentation:
Wenn ein Import aufgrund von Fehlern abgelehnt wird, ist wie bei Datenlieferungen an das Institut nach §136 SGB V (IQTIG-Institut) zu verfahren. D. h. fehlerhafte Fälle sind zu korrigieren und erneut an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! zu senden. Weichen die Fehlermeldungen des Deutschen Aortenklappenregisters von denen des IQTIG-Instituts ab, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline unter 0211/280729-432 oder schicken Sie uns eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Fehlerhafte Fälle sind zu korrigieren und erneut an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! zu senden. Das Vorgehen folgt hierbei dem Verfahren nach §136 SGB V.
Wo finde ich das Fehlerprotokoll zum Import meiner herzchirurgischen Daten?
Internetbasierte Dokumentation:
Das Fehlerprotokoll wird ausschließlich im Extranet im Bereich "Transaktionen" zur Verfügung gestellt. Es erfolgt keine Rücksendung der Fehlerprotokolle per E-Mail, um eine Verwicklung mit dem Verfahren auf Bundesebene zu vermeiden.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Das Fehlerprotokoll wird Ihnen direkt zurückgesandt und kann wie bei anderen Verfahren nach §136 SGB V direkt eingelesen und verarbeitet werden.
Was ist zu tun, wenn die Fehlermeldungen beim Import für das Deutsche Aortenklappenregister von denen des IQTIG-Instituts abweichen?
Weichen die Fehlermeldungen des Deutschen Aortenklappenregisters von denen des IQTIG-Instituts ab, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline unter 0211/280729-432 oder schicken Sie uns eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Wir klären dann die Ursachen und informieren Sie über das weitere Vorgehen.
Bis wann müssen die Daten an das Deutsche Aortenklappenregister übermittelt werden?
Bis spätestens zum 15.03. des Folgejahres der Erfassung.
Wie erfolgt der Abgleich mit der Sollstatistik?
Dieser Abgleich ist für die gesetzlich dokumentationspflichtigen Fälle nach §136 SGB V möglich. Die nicht gesetzlich dokumentationspflichtigen Fälle werden durch die „Intention-to-treat“ ermittelt. Hierfür kann jedes Krankenhaus selbst eine Liste mit den Patienten, die nach den Einschlusskriterien des Studienprotokolls im Deutschen Aortenklappenregister zu dokumentieren wären, führen und diese Angabe an die Registerstelle beim BQS-Institut übermitteln.
Vorzugsweise empfehlen wir die elektronische Erfassung auf der Website: Hier kann das Krankenhaus jeden Patienten dokumentieren, der in das Register eingeschlossen werden sollte. Vor der Zustimmung des Patienten bzw. bei Ablehnung des Patienten werden die personenbezogenen Angaben (Name, Geb.-Datum etc.) nur anonymisiert gespeichert. Dann ist die Anlage des Registerdatensatzes nicht möglich, aber der Patient wird als „dokumentationspflichtig“ gezählt. Hierdurch ist ein Vergleich zwischen den Patienten, die im Register hätten dokumentiert werden können, und denen, die tatsächlich dokumentiert wurden, möglich.
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Registerdatensatz
Sollen die Eingriffe aortaler Homograft, Aortenklappenoperation nach Yakoub oder David, Bentall-OP, Conduit (kombinierter Aortenklappenersatz mit Ersatz der Aorta ascendens) oder eine Aortenklappenraffung mit erfasst werden?
Die Verwendung eines aortalen Homografts für den Aortenklappenersatz, die Bentall-OP sowie die Operation nach Yacoub und auch die Aortenklappenrekonstruktion nach David fließen mit in die Erfassung ein.
Die Operation eines Aorta ascendens Aneurysmas bzw. einer Aortendissektion, auch wenn diese mit einem Aortenklappenersatz einhergeht, wird nicht erfasst.
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Datenmanagement
Gibt es einen Datenannahmeschluss für Daten? Wie lange und wie ist die Hotline hierfür erreichbar?
Der Datenannahmeschluss ist jeweils der 15.03. des Folgejahres (HCH-Datensatz, Registerdatensatz, Datensatz-Joining). Der Datenannahmeschluss beruht auf der Vorgabe der externen vergleichenden Qualitätssicherung nach §136 SGB V. Er gilt für beide Datensätze (HCH-Datensatz und Registerdatensatz) und auch für die Durchführung des Datensatzjoinings, da nur Fälle, von denen beide Datensätze vorliegen und miteinander verknüpft sind, als vollständig gelten.
Die Mitarbeiter der Hotline stehen zu den bekannten Hotlinezeiten zu Ihrer Unterstützung zur Verfügung (Mo – Fr zwischen 9:30 Uhr und 15:30 Uhr) und die Datenlieferung wird für Sie am 15.03. des jeweiligen Jahres bis 23:59 Uhr möglich sein. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Daten kontinuierlich im Jahresverlauf einzusenden.
Ich habe mich bei der Dateneingabe eines Bogens vertippt und den Bogen schon freigegeben oder abgeschickt. Kann ich das noch ändern?
Internetbasierte Dokumentation:
Für exportierte HCH-Datenätze gilt: Der importierte Datensatz kann durch die Zusendung eines Updates geändert werden.
Bei online erfassten Datensätzen (HCH-Datensatz und Register-Datensatz-RDS) gilt: Diese können jederzeit von Ihnen modifiziert werden, solange der Datenannahmeschluss noch nicht erreicht ist.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Im AOKLREG-Verfahren können die Datensätze der Leistungsbereiche HCHDAR und HCHDARPAT jederzeit geändert und als Update an die Registerstelle gesandt werden.
Das Krankenhaus möchte den Verschlüsselungscode (Passphrase) aus der externen vergleichenden Qualitätssicherung nicht im Deutschen Aortenklappenregister hinterlegen. Können die Daten auch anders übermittelt werden?
Es kann auch ein anderer Code übergeben werden. Dann muss die Software im Krankenhaus beim Export an das Deutsche Aortenklappenregister diesen Schlüssel verwenden. Wenn die Software dies nicht unterstützt, kann die Verschlüsselung mit dem Programm „qpacker“ erfolgen, das Sie kostenlos vom Aortenklappenregister erhalten (Download inkl. Hilfedatei). Die von Ihnen exportierten Daten sind dann an folgende E-mail-Adresse zu übermitteln: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Wann ist der Datensatz für einen Patienten abgeschlossen?
Internetbasierte Dokumentation:
Ein vollständig dokumentierter Datensatz liegt vor, wenn die HCH-Daten an das Deutsche Aortenklappenregister gesandt, der Registerdatensatz dokumentiert und ein Datensatz-Joining im Extranet vorgenommen wurde.
Wenn die freiwillig zu dokumentierenden HCH-Daten im Extranet eingegeben wurden, reicht es, den HCH-Bogen und den Registerdatensatz auszufüllen. Das Joining fällt dann weg, da die Daten bereits im Extranet dem richtigen Patienten zugeordnet wurden.
Dokumentation mit voller KIS-Integration:
Ein exportierter und an die Registerstelle versandter Datensatz gilt als abgeschlossener Datensatz.
Wie ändere ich die Einstellungen/Filter, damit alle Daten an das Deutsche Aortenklappenregister gesandt werden, nicht nur die, die ans IQTIG-Institut gehen? Was ist zu tun, wenn ich diese nicht an das Deutsche Aortenklappenregister schicken kann oder keine Freigabe möglich ist bzw. eine "Schranke" beim Export besteht, weil "falsche" Ein-Ausschlusskriterien zu Grunde liegen?
Bitte klären Sie in diesen Fällen direkt mit dem Softwareanbieter, ob ein Zweitexport möglich ist bzw. vorher der Filter ausgeschaltet wird, um die Daten an das Aortenklappenregister zu schicken.
Wie dokumentiert man Patienten, welche an der Aortenklappe operiert, danach entlassen und später wieder neu aufgenommen wurden wegen einer erneuten Operation?
Zu unterscheiden ist, ob es sich um eine Wiederaufnahme im Sinne einer „DRG-Fallzusammenführung“ (a) handelt oder um einen neuen Fall im Sinne der Qualitätssicherung (b).
a) Im Falle der DRG-Fallzusammenführung (mit der notwendigen Wiedereröffnung und Überarbeitung des ursprünglichen herzchirurgischen Datensatzes für die externe vergleichende Qualitätssicherung nach §136 SGB V) ist der frühere Registerdatensatz ebenfalls wieder zu öffnen und zu ergänzen (Aufnahmedaten des ersten Falles und Entlassdaten des letzten Falls werden zu einem Fall zusammengefügt). In diesem Fall existiert nur jeweils ein HCH-Datensatz und ein Registerdatensatz, die einander zugeordnet werden können.
b) Im Falle einer Wiederaufnahme außerhalb der DRG-Grenzverweildauer und der Dokumentation eines neuen Falls, soll für den Patienten (zu diesem neuen Fall) ein neuer Registerdatensatz und ein neuer HCH-Datensatz angelegt werden. Der Benutzer kann bei der (Wieder)-Aufnahme eines Patienten das Feld "Wiederaufnahme" aktivieren und muss dann die erste Aufnahme des Patienten mit bei der Registerstelle vorliegender Einwilligung auswählen. Ist diese Verbindung hergestellt, wird technisch beim Öffnen der Einwilligungsdaten der Datensatz der ersten, einzigen Einwilligung geladen. Änderungen werden auch hier gespeichert.
Es muss keine erneute Einwilligungserklärung vom Patienten unterschrieben werden.
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Auswertungen
Wann erhalten die teilnehmenden Krankenhäuser Ihre Auswertungen?
Die teilnehmenden Krankenhäuser erhalten einmal jährlich eine Benchmarkauswertung nach dem Datenannahmeschluss.
Darüber hinaus gewünschte Sonderauswertungen können von ihnen beim Executive Board beantragt werden (siehe Teilnahmevereinbarung). Die damit verbundenen Kosten müssen dann vom Antragsteller übernommen werden.
Was kosten diese Auswertungen?
Die jährlichen Auswertungen sind für die teilnehmenden Krankenhäuser kostenlos.
Welche Daten werden von Ihnen ausgewertet?
Alle plausiblen und vollständig zusammengeführten Datensätze (HCH-Datensatz und Registerdatensatz), für die eine Einwilligungserklärung der Patienten vorliegt, gehen in die Auswertung ein.
An wen werden die Auswertungen versandt? Gibt es diese nur in elektronischer Form oder auch als Papierausdruck?
Der registrierte Hauptansprechpartner kann die Auswertungen im Extranet herunterladen. Ein zusätzlicher papiergebundener Ausdruck wird nicht zur Verfügung gestellt.
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Follow-up
Wie erfolgt die Follow-up-Erhebung im Krankenhaus?
Das 30 Tage-Follow-up wird postoperativ durch das Krankenhaus direkt erhoben und im HCH-Datensatz dokumentiert.
Die weiteren Follow-up-Befragungen über den Gesundheitsstatus des Patienten erfolgen bei einer repräsentativen Stichprobe im Abstand von 1, 3 und 5 Jahren direkt über das Deutsche Aortenklappenregister.
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Datenschutz
Kann das Datenschutzkonzept online eingesehen werden?
Ausführliche Erläuterungen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Homepage. Das Datenschutzkonzept senden wir Ihnen auf Anfrage gern zu.
Sollen alle HCH-Exporte an das Deutsche Aortenklappenregister gesendet werden?
Es können grundsätzlich alle HCH-Datensätze gesendet werden. Es werden aber nur die Datensätze in das Deutsche Aortenklappenregister übernommen, zu denen für die Vollständigkeit u.a. die Einwilligungserklärung des behandelten Patienten vorliegen muss. Sofern diese dem Register nicht vorliegt, werden die Daten anonymisiert.
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